KSeF — co firma musi zrobić, zanim faktury staną się obowiązkowe.

Tekst poglądowy: pokazuje układ i wszystkie elementy dostępne we wpisie. Do zastąpienia prawdziwym artykułem.

Co się właściwie zmienia

Do tej pory faktura była dokumentem, który firma wystawiała po swojemu i wysyłała kontrahentowi mailem albo pocztą. W modelu KSeF faktura powstaje w centralnym systemie: firma przesyła ją do niego, system nadaje numer identyfikujący dokument, a kontrahent odbiera ją stamtąd — niezależnie od tego, czy ktoś w jego firmie sprawdził skrzynkę mailową.

Dla przedsiębiorcy oznacza to trzy zmiany naraz: inny sposób wystawiania dokumentu, inny moment jego doręczenia i inne zasady dostępu do faktur w firmie. Najwięcej pracy wymaga zwykle to ostatnie — bo dotyczy ludzi, nie oprogramowania.

Faktura przestaje być dokumentem, który wysyłasz. Staje się dokumentem, który system udostępnia.

Od kiedy obowiązek dotyczy Twojej firmy

Obowiązek wchodzi etapami i zależy od tego, jak duża jest firma oraz jaką wartość sprzedaży osiągnęła w okresie referencyjnym. Terminy warto sprawdzić dla konkretnego podmiotu, a nie dla „firm w ogóle".

Co trzeba ustawić przed startem

Kolejność ma znaczenie: bez nadanych uprawnień nie przetestujesz integracji, a bez testów nie wiadomo, czy dane z systemu księgowego przechodzą poprawnie.

1. Uprawnienia w systemie. Kto w firmie może wystawiać faktury, kto tylko je przeglądać, a kto nadaje uprawnienia kolejnym osobom. Dotyczy też biura rachunkowego.
2. Integracja z programem księgowym. Sprawdzenie u dostawcy oprogramowania, w jakiej wersji i od kiedy obsługuje wysyłkę oraz odbiór.
3. Dane na fakturach. Ujednolicenie nazw pozycji, jednostek miary i numeracji — system nie przyjmie dokumentu, który dziś przechodzi tylko dlatego, że kontrahent go akceptuje.
4. Procedura awaryjna. Co robi firma, kiedy system jest niedostępny — i kto o tym decyduje.

Uprawnienia — najczęściej pomijany element

W małych firmach właściciel zwykle nadaje uprawnienia sobie i uznaje temat za zamknięty. Problem pojawia się przy urlopie, chorobie albo rozstaniu z pracownikiem, który miał dostęp. Uprawnienia trzeba zaprojektować tak, jak projektuje się dostęp do konta bankowego: z zastępstwem i z możliwością odebrania.

Najczęstsze błędy

• Założenie, że „biuro rachunkowe to załatwi" — bez sprawdzenia, czy ma nadane uprawnienia.
• Testowanie wysyłki dopiero po wejściu obowiązku, zamiast w okresie dobrowolnym.
• Brak decyzji, co się dzieje z fakturami wystawianymi poza systemem w sytuacjach wyjątkowych.
• Pominięcie faktur zakupowych — obowiązek dotyczy również ich odbioru i wewnętrznego obiegu w firmie.

Co zrobić teraz

Jeśli firma ma jeden podmiot, prostą sprzedaż i aktualne oprogramowanie, przygotowanie zajmuje kilka dni. Jeśli podmiotów jest kilka, część sprzedaży idzie przez zagranicę albo dokumenty krążą między spółkami — warto zacząć wcześniej i przy okazji sprawdzić, czy rozliczenia między własnymi spółkami wyglądają tak, jak powinny.

Najprostszy pierwszy krok: wypisać, kto w firmie dotyka faktury — od wystawienia po księgowanie — i sprawdzić, czy każda z tych osób będzie miała odpowiedni dostęp.

---